E-Rechnung 2024

Die Stadtverwaltung Andernach informiert über das Vorgehen mit elektonischen Rechnungen

Sie wollen als Lieferant der Stadt Andernach Ihre Rechnungen künftig elektronisch übersenden? Kein Problem. Auf dieser Seite finden Sie die Details zur elektronischen Rechnungsstellung bei der Stadt Andernach.

Was ist eine E-Rechnung

Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist ein digitales Format zur Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Sie bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Sie enthält alle notwendigen Informationen einer herkömmlichen Rechnung, jedoch in digitaler Form.

• Erstellung: Die Rechnung wird mit einer speziellen Software oder einem ERP-System erstellt. Dabei wird ein standardisiertes Format verwendet, das den rechtlichen Anforderungen entspricht.
• Übermittlung: Die E-Rechnung wird über sichere Kanäle, wie z.B. E-Mail oder spezielle E-Rechnungsportale, an den Empfänger gesendet.
• Empfang und Verarbeitung: Der Empfänger erhält die Rechnung und kann diese automatisch in seinem System verarbeiten.

• Format: E-Rechnungen sollten im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format vorliegen. Bei der X-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Aufbereitung des Datensatzes zu einem lesbaren Dokument erfolgt erst beim Rechnungsempfänger. Eine Bilddatei oder ein PDF-Dokument stellen keine elektronische Rechnung im Sinne der X-Rechnung dar.
  • XRechnung im XML Format
  • ZUGFeRD Format als rein strukturierte XML-Datei
  • ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei
• Rechtliche Vorgaben: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Sie können ihre E-Rechnung über mehrere Kommunikationswegen an den Rechnungsempfänger übermitteln:

• E-Mail: Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung und senden diese im Anschluss an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de. Dieses muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen. 
  • Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP natürliche Person: E-Mail, Passwort und Pin). 
  • Als Rechnung wird ausschließlich ein PDF(/A) – Dokument als Anhang einer Email akzeptiert. Andere Formate führen zur Ablehnung des Posteingangs. Ein PDF(/A) – Dokument darf nur eine Rechnung enthalten, aber beliebig viele Anlagen.

• Upload der extern erstellten E-Rechnung. Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.

• Webformular: Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  Sie können die Rechnung auch direkt manuell auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfassen. Hierzu steht Ihnen das Webformular zur Verfügung in dem Sie alle benötigten Angaben für einfache Rechnungen eintragen können.
  Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).

Schauen Sie sich dazu auch das Video an.