E-Rechnung

Seit dem 01.04.2025 sind Rechnungssteller dazu verpflichtet, für alle Rechnungen aufgrund von öffentlichen Aufträgen und Konzessionen in Rheinland-Pfalz elektronische Rechnungen zu erstellen und diese über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) einzureichen. Dies ist in §1 sowie §3 der E-Rechnungsverordnung Rheinland-Pfalz (ERechVORP) geregelt und gilt unabhängig vom Auftragswert.

Was ist eine E-Rechnung

Die E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist ein digitales Format zur Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen. Sie bietet zahlreiche Vorteile, darunter Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und Kostenreduktion. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und übermittelt wird. Sie enthält alle notwendigen Informationen einer herkömmlichen Rechnung, jedoch in digitaler Form.

• Erstellung: Die Rechnung wird mit einer speziellen Software oder einem ERP-System erstellt. Dabei wird ein standardisiertes Format verwendet, das den rechtlichen Anforderungen entspricht.
• Übermittlung: Die E-Rechnung wird über sichere Kanäle, wie z.B. E-Mail oder spezielle E-Rechnungsportale, an den Empfänger gesendet.
• Empfang und Verarbeitung: Der Empfänger erhält die Rechnung und kann diese automatisch in seinem System verarbeiten.

Sie können ihre E-Rechnung über mehrere Kommunikationswegen an den Rechnungsempfänger übermitteln.  

Rechnungsbegründende Anlagen müssen Base64-kodiert sein und können in den folgenden Formaten zur E-Rechnung hinzugefügt werden: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. 

Alle Anlagen müssen unterschiedliche Namen haben. Dies betrifft auch eingebettete, Base64 codierte Anlagen innerhalb der E-Rechnung. 

Die Dateinamen dürfen kein @-Zeichen enthalten und werden ggf. abgeschnitten, wenn sie zu lang sind. 

Es darf nur eine Rechnung pro E-Mail eingereicht werden, die Gesamtgröße inklusive aller Anhänge darf 20 MB nicht überschreiten. Genauere Infos und Angaben dazu, was Sie noch bei der Einreichung beachten sollten, finden Sie hier.

• E-Mail: Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung und senden diese im Anschluss an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de. Dieses muss immer von der als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegten E-Mail-Adresse erfolgen. 
  • Voraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (über das „Mein Unternehmenskonto“ ). 

• Upload der extern erstellten E-Rechnung. Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.

• Webformular: Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
  Sie können die Rechnung auch direkt manuell auf dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP erfassen. Hierzu steht Ihnen das Webformular zur Verfügung in dem Sie alle benötigten Angaben für einfache Rechnungen eintragen können.
  Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).
• Peppol: Peppol ist der einzige Übertragungskanal, der für Rechnungsteller keine Registrierung erforderlich macht. Als Rechnungssteller erhalten Sie eine Rückmeldung von Peppol, wenn die Rechnung von Peppol verarbeitet werden kann. Eine automatisierte Rückmeldung vom ZRE erhalten Sie aktuell nicht. Sollte der ZRE die Rechnung allerdings ablehnen, z. B. weil „BT-10“ nicht mit einer korrekten Leitweg-ID befüllt ist, so nimmt der Support des ZRE Kontakt über die Mailadresse auf, die Sie in „BT-43“ der Rechnung hinterlegt haben.Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie einen Service Provider, der im Peppol-Netzwerk gelistet ist. Eine Übersicht finden Sie hier. Wenn Sie Rechnungen über einen Dienstleister bzw. über einen Softwareanbieter einreichen, kann dieser Ihnen ggf. bei Fragen zu Peppol weiterhelfen. Weitere Informationen erhalten Sie in den FAQs oder bei OpenPeppol

Anmelden auf "Mein Unternehmenskonto": https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang/user/login

Unternehmenskonto auf Basis von ELSTER: https://info.mein-unternehmenskonto.de/